Oferta sal konferencyjnych, które można wynająć w celu zorganizowania szkolenia, prezentacji czy ważnego spotkania biznesowego, jest obecnie bardzo szeroka. Na wynajem takich powierzchni decyduje się coraz więcej hoteli, ośrodków kultury czy nawet biurowców. Na co powinno się zwrócić uwagę, poszukując odpowiedniego obiektu?
Sprzęt i zaplecze techniczne
W obecnych czasach bezdyskusyjne jest znaczenie techniki w przeprowadzeniu udanej konferencji czy spotkania. Nikt nie życzyłby sobie, by nieprzewidziane problemy techniczne zakłóciły sprawny przebieg konferencji. Z tego względu należy upewnić się, że sprzęt udostępniany przez salę konferencyjną jest sprawny i w odpowiednim standardzie. Jeśli tylko czas i okoliczności na to pozwalają, świetnym pomysłem będzie zorganizowanie przed wydarzeniem próby generalnej, podczas której przetestujemy widzialność i słyszalność dla wszystkich uczestników. Z uwagi na kluczową rolę warunków technicznych, ogromnym atutem będzie ekipa techników dostępnych na miejscu konferencji, gotowa zareagować w razie nieprzewidzianych kłopotów. Warto również upewnić się, czy cały potrzebny nam sprzęt jest wliczony w cenę wynajmu sali.
Lokalizacja
Nie można pominąć znaczenia lokalizacji przy wyborze sali konferencyjnej. Jest to szczególnie ważne, jeśli organizujemy większe wydarzenie, na które część uczestników będzie musiała dotrzeć z różnych zakątków kraju. Miejsce powinno być tak zlokalizowane, by zapewnić potencjalny łatwy dojazd środkami transportu publicznego, a także posiadać odpowiednią liczbę miejsc parkingowych dla zmotoryzowanych uczestników spotkania. Atutem będzie lokalizacja sali konferencyjnej możliwie najbliżej centrum miasta, by zapewnić łatwy dojazd. Wyszukiwanie odpowiedniej sali konferencyjnej warto zacząć od internetu, gdzie po wpisaniu hasła typu hotel kielce i okolice otrzymujemy listę potencjalnych miejsc do zawężenia.
Wielkość i układ sali
Wielkość wynajmowanej sali należy przede wszystkim dopasować do liczby spodziewanych uczestników spotkania. Duże powierzchnie konferencyjne mogą prezentować się bardzo atrakcyjnie, jednak wynajęcie ogromnej sali na spotkanie dla kilkunastu osób generuje ogromne, niepotrzebne koszty. Z drugiej strony nie powinno się jednak przesadnie oszczędzać- poczucie ciasnoty i braku przestrzeni na pewno nie wpłynie pozytywnie na odczucia uczestników. Kluczowe jest również dopasowanie układu mebli do celu spotkania. W przypadku gdy organizujemy szkolenie, doskonale sprawdzi się układ znany ze szkoły, z osobnym stolikiem dla każdego uczestnika, a teatralny, gdy spotkanie ma odbywać się na zasadzie wystąpienia przed sporą publicznością. Większość sal pozwala na modyfikację układu mebli.
